Digital Process Innovation – Geschäftsprozessmanagement innerhalb der digitalen Transformation

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Julia Michel, Crisp Research AG

Unternehmen wandeln sich in der heutigen Zeit hin zu vernetzten digitalen Organisationen. Und das funktioniert nur, wenn alle Ebenen eines Digital Business umgestaltet werden – Von digitalen Produkten und Dienstleistungen über digitale Geschäftsprozesse hin zur Digitalisierung von Kundenbeziehungen. Mit der Entwicklung digitaler und vernetzter neuer Technologien und Produkte lassen sich auch digitale Geschäftsmodelle realisieren. Diese Wachstums- und Innovationschancen können aber nur umgesetzt werden, wenn auch die internen Geschäftsprozesse und die Wertschöpfungskette reorganisiert werden.

 

Geschäftsprozessmanagements

Quelle: Crisp Research 2015, Studie „Digital Leader“ mit Dimension Data

 

Die Bedeutung des Geschäftsprozessmanagements in Zeiten der digitalen Transformation wird bei einer Befragung von mehr als 500 IT- und Business-Entscheidern deutlich. Für rund 43 Prozent der Befragten wirkt sich die Digitalisierung vor allem auf die Optimierung der Prozesse in der Produktion, Logistik und Qualitätssicherung aus. Eine Produktionsmaschine, die sich per Tablet steuern lässt, ist längst zur Unternehmensrealität geworden. Fast ein Drittel (32 Prozent) sehen außerdem entscheidende Auswirkungen der Digitalisierung auf die Kundenbeziehungen.

Das BPM (Business Process Management) innerhalb einer Organisation setzt sich mit der Konzeption, der Implementierung, der Steuerung und der Analyse von Geschäftsprozessen auseinander. Der Fokus des Geschäftsprozessmanagements rückt im Zuge der digitalen Transformation auf die schnellere Umsetzung von Innovationen und die Anpassung der jeweiligen Prozesse. Um dies zu ermöglichen, müssen die Geschäftsprozesse lean und transparent gestaltet sein.
Welche Zielsetzungen verfolgt ein effizientes Geschäftsprozessmanagement im Rahmen der Digitalisierung?

  • Interne Geschäftsprozesse transparenter gestalten,
  • Kundenseitige Geschäftsprozesse vereinfachen,
  • Mobiles Arbeiten und „Mobile Lifestyle“ ermöglichen.

 

Schlanke und transparente Prozesse für einen internen Durchblick

Prozessverschlankung ist ein wesentlicher Bestandteil des Managements der internen Geschäftsprozesse. Die Entwicklung neuer digitaler Produkte und Innovationen, beispielsweise im Bereich des Internet of Things, der Industrie 4.0 oder der Sensorik eröffnet neue Möglichkeiten für digitale Geschäftsmodelle. Um diese Geschäftsmodelle umsetzen zu können, müssen auch die internen Geschäftsprozesse digitalisiert und transparent gemacht werden. Dies eröffnet Chancen für die Optimierung der Geschäftsprozesse und die Schaffung von Prozessinnovationen. Vor diesem Hintergrund spielt die zielgerichtete Aufbereitung von Informationen eine große Rolle. Mehr denn je ist es wichtig, dass die Mitarbeiter die internen Geschäftsprozesse verstehen, sprich die Transparenz muss geschaffen werden.

 

Einen Schritt näher am Kunden

Die Digitalisierung fordert nicht nur die Reorganisation der internen Geschäftsprozesse, sondern auch die Anpassung der Prozesse hin zum Kunden. Agilität, Schnelligkeit und Durchgängigkeit sind hier die Stichworte. Eine durchgängige Digital Customer Experience ist schon längst zu einem Erfolgsfaktor geworden. Nur, wenn kundenseitige Geschäftsprozesse wie die Vertriebs- und Marketingprozesse integriert, durchgängig und vollständig digital unterstützt sind, steigt auch die Kundenzufriedenheit. Hier kann die Optimierung der wertschöpfenden Aktivitäten eingesetzt werden, um während der digitalen Transformation die Kundenbeziehung über den gesamten Prozess zu verbessern. Die Beseitigung unnötiger Prozessschritte, die Parallelisierung von Aktivitäten oder Bündelung von Aufgaben, die Reduktion von Schnittstellen und die Automatisierung von Teilprozessen, sind Methoden, um schnellere, effizientere Prozesse zu gestalten.

 

Alles wird mobil

Mobile Geschäftsprozesse und ein mobiler Arbeitsplatz werden zur Standardanforderung in den Unternehmen. Egal ob es um die mobile Optimierung von Anwendungen, Websites oder Onlineshops geht oder um die Unterstützung von technischer Wartung und Field Service durch mobile Endgeräte oder Virtual Reality-Equiment geht. Die Grundlage für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse bedingt meist die Unterstützung durch mobile Technologien und neue mobile Endgeräte. Hier kommen auf die IT und Prozessverantwortlichen neue Aufgaben und Herausforderungen hinsichtlich der Planung, Konzeption und vor allem im Hinblick auf das Sicherheitsmanagements zu, da Firmeninformationen nun auch mobil außerhalb des Unternehmens unterwegs sind.

 

Digitalisierung der Geschäftsprozesse

Quelle: Crisp Research 2015, Studie „Digital Leader“ mit Dimension Data

 

Aber auch innerhalb des Unternehmens müssen sich Mitarbeiter vermehrt mit mobilen Endgeräten anfreunden. Die Arbeit kann flexibel von zu Hause aus oder von unterwegs erledigt werden. Das bedeutet, dass hier ganz neue mobile Kern-Geschäftsprozesse entstehen, die zur Wertschöpfung beitragen.

 

Erfolgsfaktoren des Prozessmanagements im digitalen Zeitalter

  1. Strategische Ausrichtung des Geschäftsprozessmanagements
    Da die Digitalisierung eine Neuorganisation sowohl der internen als auch der unternehmensübergreifenden Geschäftsprozesse zur Folge hat, muss das Top Management dafür sorgen, dass das Thema maßgeblich aus der strategischen Perspektive angegangen wird. Neue digitale Unternehmensstrategien erfordern auch immer die Anpassung der Prozesse im Unternehmen, damit die Umsetzung ohne Probleme von statten geht und die Mitarbeiter sich schnell an die neuen Prozesse gewöhnen. Darüber hinaus sind alle Abteilungen von der Digitalisierung eines Unternehmens betroffen, weshalb es wichtig ist, für die einzelnen wertschöpfenden Kernprozesse Verantwortliche (sogenannte Process Owner) zu bestimmen, die funktionsübergreifend den Überblick über die Prozesse behalten und deren Steuerung und Überwachung übernehmen.

  2. Prozesstransparenz
    Zur Herstellung der Prozesstransparenz müssen die Prozesse in einem ersten Schritt erst einmal dokumentiert sein. Hier setzt die Prozessmodellierung an, die es einem Unternehmen ermöglicht, eine Prozesslandkarte anzufertigen. Weshalb ist die Dokumentation der Ist-Prozesse so wichtig? – Sie ermöglicht einerseits die vereinfachte Kommunikation über die Aktivitäten im Unternehmen. Andererseits wird sie als Ausgangspunkt für die Definition von Soll-Prozessen und damit der Prozessoptimierung eingesetzt. Da es durch die immer kürzeren Innovationszyklen wichtig ist, Prozessänderungen schnell zu erfassen und umzusetzen, muss eine Echtzeitübertragung der Informationen gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass die Prozesse stetig überwacht werden müssen, um schnell sinnvolle Prozessoptimierungen einzuarbeiten und definierte Kennzahlen zu prüfen. Cloudbasierte BPM-Tools wie Signavio oder IBM Blueworks Live dienen dazu, die Geschäftsprozesse softwareseitig abzubilden, sodass diese von allen Mitarbeitern im Unternehmen in der aktuellsten Version abgerufen werden können.

  3. Prozessagilität
    Agile Methoden sind nicht nur in der Softwareentwicklung oder der Fertigung gefragt, sondern auch im Geschäftsprozessmanagement. So wird zum Beispiel das Service-Design Thinking eingesetzt, um schneller und effizienter Innovationen hervorzubringen. Es geht darum, Kunden und andere Stakeholder mit in den Entwicklungsprozess und die gesamte Prozessgestaltung zu integrieren. Hierbei kann die User Experience gesteigert werden. Geschäftsprozesse werden nur gelebt, wenn genügend Mitarbeiter mit diesen vertraut sind. Cloudbasierte BPM-Tools erleichtern durch Kollaborationsfunktionen das Zusammenarbeiten mehrerer Mitarbeiter an denselben Prozessmodellen. So können sie sich direkt über Änderungen austauschen und diese in Echtzeit darstellen.


  4. Prozessintegration
    Schlussendlich müssen die Prozesse im Unternehmensalltag integriert werden. Prozessmodelle sollten direkt mit IT-Systemen verknüpft sein, denn gerade durch die Digitalisierung müssen verschiedene Softwaresysteme und Tools vernetzt werden. Dies setzt natürlich auch eine flexible IT-Infrastruktur voraus, die den Einsatz von Cloud Computing und agilen Entwicklungsmethoden erlaubt, um digitale Innovationen zu entwickeln. Spezielle Business Process Managing Suites (BPMS) zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht nur einzelne Module wie die Modellierung oder das Prozesscontrolling ausführen, sondern auch die Prozessumsetzung mitsamt der Integration aller Systeme unterstützen.

 

Die Digitalisierung der Prozesse zählt zu den elementaren 8 Handlungsfeldern im Rahmen der digitalen Transformation in großen und mittelständischen Unternehmen. Vor allem ist das Digital Process Management keine theoretische Übung, sondern zählt zu den fundamental wertschöpfenden Aktivitäten im Rahmen der Digitalisierung. Prozesse schneller, schlanker und anpassungsfähiger (agiler) zu machen, wirkt sich auf viele Kennzahlen im Unternehmen direkt aus. Umsatz, Profit und Kundenzufriedenheit sollten hier zu den wichtigsten KPIs zählen.

 

Digital Transformation Framework

 

Neben einem klassischen Ansatz zur Optimierung der Unternehmensprozesse nach einem analytischen und beratungsgetriebenen Ansatz, gibt es auch die Möglichkeit, Prozessinnovationen aus anderer Perspektive zu gestalten und tradierte Vorgehensweisen zu hinterfragen. In sogenannten „Digital Labs“ bringen Unternehmen einen Mix an Mitarbeitern und Partner zusammen, die außerhalb der bestehenden Organisation und ihrer Regeln über die Neugestaltung der Unternehmensprozesse nachdenken. Wie Prozessinnovationen im Rahmen solcher Digital Labs gelingen können, hat Crisp Research gerade im Rahmen eines aktuellen Reports untersucht und herausgearbeitet. Report lesen.

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